Konferanser er betydelige investeringer i tid og penger for arrangøren. Og både kortsiktig og langsiktig avkastning på investeringen er et spørsmål om hvor engasjerende konferansen er for hver enkelt deltaker.
– Engasjér i forkant!
Blant dem som har det som sitt yrke å sikre avkastning på investeringer i konferanser, er Trine Rygh-Johansen. Hun er adm. direktør i Inspiration Event Communication, som hvert år hjelper kunder med rundt 50 arrangementer.
– De gode konferansene begynner i god tid før selve arrangementet: Deltakerne engasjeres og får oppgaver. Det skapes interaksjon mellom ledelsen og resten av organisasjonen. Hjelpemidler som sosiale medier, apper, tekstmeldinger og e-post fungerer bra til dette, sier hun.
På Inspirations referanseliste står for eksempel Statkrafts Pure Leadership og CFO Summit, Brødrene Dahls BD 360 og KK-dagen.
Korte foredrag
Dialog og interaksjon med publikum er sentrale fellesnevnere for vellykkede konferanser. Når det tilrettelegges for å skape engasjement og deltakelse, aller helst på lavterskel-nivå, skapes det en særdeles verdifull involvering og respons.
– Suksessfaktoren til en god konferanse er å tilpasse budskapet til målgruppen, hva som er kommunikasjonsoppdraget og hvilket modus publikum er i. En konferanse for folk fra finans krever andre virkemidler og en annen tilnærming enn håndverkere. Og større folkemasser er alltid vanskeligere å engasjere enn mindre grupper, sier Rygh-Johansen.
– Det som skjer på scenen skal spille på lag med forberedelsene og planleggingen. Engasjementet og involveringen ivaretas best med korte foredrag som er godt gjennomarbeidet og som har et klart budskap. Bruk store bilder og “storytelling” i stedet for utallige grafer og slides, er hennes råd.
Kommunikasjon i maskinrommet
De store hotellene er ofte vertskap for konferansene. Et populært sted er Vestlia Resort på Geilo. Salgs- og markedsdirektør Tom Myrseth anslår at det arrangeres mellom 150 og 200 konferanser i året på hotellet.
– Et knirkefritt arrangement forutsetter et tett samarbeid mellom alle på arrangørsiden: Kunden, eventbyrået, teknikere og hotellets ulike avdelinger. Det må på plass en god kjøreplan med tydelige og forpliktende roller, ansvar og tidsfrister. Alle må briefes om sin egen rolle og om helheten, sier Myrseth.
Eksterne foredragsholdere
Verdiskapingen som konferansene står for, kan i praksis måles i det løftet i kunnskap, bevissthet og engasjement som deltakerne opplever og tar med seg hjem. En blanding av interne og eksterne krefter på scenen er blant grepene som gir god effekt.
– Publikum trenger ofte en “boost” mellom klokken 13 og 16. Det er ingen fasitsvar her, men når det er faglige foredrag kan en ekstern fungere veldig fint etter at lederen for organisasjonen har snakket. Da kan den eksterne trekke fram lederens budskap og sette det i en egen kontekst, sier Myrseth.
