Å holde deltakerne engasjerte gjennom en hel konferanse er en utfordring. Tre eksperter fra event-bransjen gir sine tips til hvordan du kan sette sammen et godt faglig program.
Når eventbyråenes kunder oppgir hvilke temaer de vil ha for seminarene sine, er dette i tråd med hva mange virksomheter er opptatt av i dag.
– Digitalisering, bærekraft og mangfold er populære temaer nå, forteller Tone Jakobsen. Hun er leder og eier av eventbyrået Momentum, og har 25 års erfaring fra bransjen.
Jan Svaheim, eventprodusent og scenetrener for Sensum Experience nevner de samme temaene, men også en nyere tendens.
– Den mest interessante trenden, slik jeg ser det, er at møtet mellom menneskene og det emosjonelle får mer plass. Kundene vil lære mer om hvordan mennesker og maskiner kan jobbe godt sammen i en tid hvor digitalisering er et sentralt tema på mange arbeidsplasser, forteller han.
Bærekraftige løsninger
Anna Andresen, direktør for Meetings & Events i Berg-Hansen påpeker at også miljø og samfunnsansvar står sterkt, både som tema og for arrangementenes gjennomføring.
– Flere kunder legger mer vekt på lokale menyutvalg, kortreiste konferansesteder og mer miljøsmart transport.
– Å for eksempel sette hele bedriften på toget til Lillehammer eller Bergen, bruke lokale artister og spise deilig lokalprodusert mat er noe flere velger i dag, sier hun.
Berg-Hansen vektlegger derfor å tilby bærekraftige løsninger til sine kunder.
– Det samme merker vi på foredrags-siden. Kundene tar mer bevisste valg når de booker foredragsholdere. Holder de til i nærheten? Kan de reise miljøvennlig til arrangementet? Dette er spørsmål vi får, og som vi forsøker å ta hensyn til, forteller hun.
Blanding av humor og alvor
Ekspertene forteller hvordan de mener du bør bruke foredragsholderne i løpet av seminaret.
– Tenk på hvilket utbytte deltakerne skal ha når de går hjem, og sett sammen programmet på bakgrunn av dette, sier Anna.
– Det må være en vel gjennomtenkt miks som sørger for at deltakerne er engasjert og fokusert. Det er veldig viktig å finne en smart balanse mellom faglig påfyll, underholdning og inspirasjon – og legge opp en regi deretter, forteller hun videre.
Jan Svaheim utdyper og forklarer at foredragsholderne er et virkemiddel.
– Foredragsholdere er å anse som ingredienser i en større oppskrift for å få budskapene inn hos publikum. Det holder ikke kun å putte noen dyktige folk på scenen.
– Du må velge temaer som er viktig for virksomheten. Og som deltaker bør du føle at du er en del av en opplevelse, ikke bare sitter passivt og mottar, utdyper Jan.
De er alle enige om at en god blanding av humor og alvor er viktig for å holde interessen og engasjementet oppe hos deltakerne gjennom hele arrangementet.
– En fagdag kan bli tung med mye å fordøye. Så kommer maten. Det er derfor alltid viktig å ha et foredrag av en litt lettere type etter lunsj og gjerne avslutte dagen med en god latter, mener Tone.
Mangfold er også viktig å tenke på. Å presentere et program med kun hvite, voksne menn på scenen vil bli lagt merke til og kommentert. Sørg derfor for å ha en blanding når det gjelder hvem som får ordet på konferansen.
Se 10 kvinnelige foredragsholdere her.
Vurdér lengden på foredragene
Event-ekspertene mener at lengden på foredragene har mye å si for å opprettholde publikums engasjement.
– Jo kortere jo bedre, mener Anna og utdyper.
– Publikum klarer som regel å følge med de første 20 minuttene. Etter dette dabber konsentrasjonen av. Er foredragsholderen virkelig god på formidling, kan scenetiden strekkes til det dobbelte. Likevel mener jeg at det bør ikke være for mange innslag i løpet av en dag med denne lengden.
Tone mener derimot at man ikke bør be foredragsholderne korte ned for mye.
– 45 minutter er fint. Ber vi foredragsholdere korte ned for mye, blir det ofte litt hektisk, mener hun.
Jan sier seg uenig i at foredragene nødvendigvis bør være korte.
– Et faglig foredrag kan sammenlignes med deltakerens opplevelse av å se en god eller dårlig film på kino. Det er ikke lengden som er avgjørende, det er innholdet, dramaturgien, involveringen og den gode blandingen av å bli underholdt og lært noe, mener han. Finner du en god foredragsholder, spiller altså tiden mindre rolle, sier han.
Noen vanlige feil du bør unngå
Som arrangør er det lett å gjøre feil. De tre ekspertene påpeker de vanligste feilene og forteller hvordan du kan unngå disse.
– Ikke dytt for mye innhold inn i dagen. Som arrangør har du ofte mye du vil formidle, men du må være kritisk og velge ut de viktigste budskapene. Ha korte sesjoner, legg inn nok pauser og tenk over flyten i arrangementet, råder Anna i Berg-Hansen.
– Mange leier dyre foredragsholdere, men nedprioriterer proff teknikk. Det er ikke lurt. Dårlig teknikk er alltid irriterende, både for deltakerne og foredragsholdere, forteller Tone.
– Sørg derfor for å ha en god tekniker på stedet, samt monitor med nedtellingsklokke for talerne, så alle holder tiden, anbefaler hun.
Jan Svaheim påpeker hvordan samarbeid hjelper for å unngå å trå feil.
– Det er mange fallgruver når en konferanse skal lages, spesielt i dag hvor det finnes så mange alternativer på markedet. Unngå å tenke alene. Benytt erfarne rådgivere eller byråer som kan bistå med den typen konferanse du skal lage, råder han.
Trenger du hjelp til å finne gode foredragsholdere til ditt neste seminar? Send en åpen forespørsel ved å bruke skjemaet under, så kontakter vi deg.
