Det motsatte av å sløse, er å skape verdi. Men hvordan skaper du verdi? Det gjør du sammen med mennesker, i team, i samhandling og i effektivt arbeid. Når du har det bra på jobben, sløser du mindre med din dyrebare tid. Jeg stiller noen spørsmål i teksten som du kan reflektere over.
Skrevet av: Sidsel Winther Storaas, Eksepsjonell kvalitetsleder.
I 1995 var jeg nyutdannet og hadde lært å lære. En kollega ga meg mulighet til å delta på et kurs – han hadde ikke tid, paradoksalt nok. Kurset handlet om å jobbe mer effektivt. Jeg deltok, og ettersom jeg var like formbar som en klump leire og en svamp for ny lærdom, satt kursets innhold spikret.
Instruktøren var Tore Holtskog og han brukte to dager på å forklare hvordan man blir kvitt tidstyver, blir mer effektiv på jobb og sløser mindre. Jeg har siden vært kjent for å være ekstremt effektiv. Ergo, liten tvil om mitt utbytte av dette kurset. Jeg sorterer alle saker i innboksen. Om det er en epost jeg kan svare raskt på og hjelpe min kollega videre da svarer jeg umiddelbart. Det tar to minutter og ingen trenger vente på meg. Hva gjør du for å være mer effektiv?
Eisenhower-matrisen
Tore introduserte en matrise som skiller mellom det som haster og det som er viktig. Det skulle gå 25 år før jeg oppdaget at denne matrisen kalles Eisenhower-matrisen. Dwight D. Eisenhower, den 34. presidenten i USA, sa: «Jeg har to slags problemer, det som haster og det viktige. Det som haster er ikke viktig, og det viktige haster aldri.»
Tallene i matrisen er et anslag på hvordan jeg bruker min tid. Jeg dagdrømmer ikke bort 30% av tiden min, men overraskende mye tid går med til å omarbeide, finpusse, vente på svar, lete etter et spesielt bilde, og å lese på nytt noe jeg kan fra før. Og det tar tid å komme tilbake til flyt etter en forstyrrelse. Hvordan ser din fordeling av tid ut?
Trives med travelhet
I likhet med mange andre trives jeg med å virke travel. Det er en viss prestisje i å haste rundt fra møte til møte og være skikkelig busy, håndtere hastesaker, multitaske og levere på alle fronter. I mitt arbeid er det sjelden at noe både haster og er viktig samtidig, og jeg bruker for lite tid på det virkelig viktige som ikke haster, for eksempel strategi og planlegging. Det er en menneskelig tendens til å prioritere det vi tror haster. Hvor mye tid bruker du på uvesentligheter?
Det viktige du må prioritere, er det verdiskapende – for deg selv, dine kolleger og kunder, for virksomheten og for samfunnet rundt oss.
Noen år etter dette formative kurset, var jeg den raskeste og mest effektive assurandøren i forsikringsmarkedet. Men en dag fikk jeg en ny sjef og hans kontrollerende lederstil endte med katastrofe. Jeg måtte rett og slett slutte. Forskere ved UiB forteller at en destruktiv leder tar ned produktiviteten mellom 15-30%, altså ren sløsing. Flere sluttet med meg og kulturen i teamet fikk en real slagside.
Hvordan blir du når du ikke mestrer?
Ledere styrer adferd på en arbeidsplass og er viktige rollemodeller. Om de tillater dårlig adferd blir kulturen deretter. Hvorfor det? Jeg tror det handler om «Peter-prinsippet», som sier at du blir forfremmet til ditt inkompetansenivå. Jeg vet hvordan jeg blir når jeg ikke mestrer. Jeg er ikke den beste utgaven av meg selv, for å si det mildt. Jeg kan avspore, bli arrogant og direkte slem mot mine medarbeidere. Hvordan blir du når du ikke mestrer?
Å jobbe effektivt handler om mer enn å ha eller være en god leder med et godt team rundt deg. Det er nesten vel så viktig å ha gode rutiner og være enig om hvordan vi skal jobbe for å skape verdi for kundene våre. Jeg liker å dokumentere med prosessflytdiagrammer. Da visualiserer jeg samt setter tydelige regler for hvordan vi skal jobbe sammen og skape verdi.
Trikset er å formulere en visjon, sette ord på hvorfor deres virksomhet eksisterer og ha et sett med verdier og prinsipper for hvordan vi skal samhandle. Tren på godt lederskap og skap handlingsrom, påvirkningsmuligheter og engasjement i teamet. Sørg for at alle kan eksperimentere og lære, og vips vil du se at prosentandelen hastesaker går ned og du kan bruke tid på det viktige og verdiskapende.
Mitt formål er å skape kultur og struktur for at folk og team skal bli suverene. Hva er ditt?
Denne artikkelen inngår i boken «Talertekster», med 66 tekster skrevet av foredragsholderne på Talerlisten under korona-krisen. Du kan bestille boken her. Du kan sende Sidsel Winther Storaas forespørsel om foredrag her. Ta gjerne også kontakt med oss i skjemaet under, så får du raskt svar!
