Hvordan kan du gi bedre tilbakemeldinger til medarbeidere og kollegaer? Og hvordan bør du selv reagere på ris og ros du selv mottar? Det er Rita Enstad-Karlsen spesialist på å formidle. Les hennes råd her, og se hvor lang en ideell tilbakemelding er.
Rita har jobbet med formidling i over 25 år, og brenner for en sterk feedback-kultur. Hun holder kurs og foredrag om hvordan man kan skape nettopp dette.
Ærlig og tydelig
– En god tilbakemelding er ærlig, tydelig og vennlig, forteller Rita.
– Det er kjempeviktig at tilbakemeldingen er krystallklar og begrunnet. Hvorfor gir du denne tilbakemeldingen, og hva er hensikten? Forklar hvordan tilbakemeldingen kan hjelpe mottaker, råder hun.
Rita mener at tilbakemeldingskulturen er for svak på de fleste norske arbeidsplasser og ønsker å formidle til ledere og ansatte hvordan den kan styrkes.
– Mange virksomheter gjennomfører årlige medarbeiderundersøkelser. Der viser ofte resultatene at mange ansatte mener de får for lite tilbakemeldinger. Det er gjerne årsaken til at jeg blir kontaktet, forteller hun.
– Noe av det viktigste jeg lærer bort, er hvilken rolle man har som avsender og mottaker. Da er det mange som får en aha-opplevelse, forteller hun videre.
Aldri si aldri
Selv om Rita er mest opptatt av hvordan å gi gode tilbakemeldinger, ønsker hun også å formidle et eksempel på en dårlig tilbakemelding.
– «Jeg synes ofte du kommer for sent» er for diffust. Som avsender må du være mer spesifikk.
Rita advarer også mot å generalisere.
– Vi bruker gjerne ord som «aldri», «ofte» og «alltid» når vi gir tilbakemeldinger. Det gir uttrykk for at mottaker alltid kommer for sent eller aldri bidrar. Det er sjelden helt sort/hvitt. Derfor bør du unngå disse uttrykkene, sier Rita. Hun har flere tips til hvordan man kan unngå dette som avsender ved bevisst ordbruk.
– Unngå også begreper som «Jeg opplever, jeg synes og jeg føler». Disse er vanskelig å forholde seg til. Greier du å unngå dette er det lettere å forstå hva som menes, og det blir lettere for mottaker å akseptere tilbakemeldingen og utvikle seg ut fra det.
– En annen ting er at tilbakemeldingene bør forankres i jobbens mål og retningslinjer. Det må være en hensikt med tilbakemeldingen. Sett tilbakemeldingene i sammenheng med konkrete mål. Hvordan ligger arbeideren an i forhold til målet?, forklarer hun.
Med tanke på disse tipsene anbefaler Rita å heller formulere eksempelet slik:
«I dag kom du halv ni, du skulle vært her åtte. Det er naturligvis ikke så positivt for oss andre. Så jeg lurer på hva som er årsaken og hva som skal til for at du møter på jobb når du skal?»
– En slik tilbakemelding er krystallklar og enkel å forholde seg til for mottaker. Du forteller akkurat hva som er gjort galt og hvordan det burde vært gjort. Helt enkelt!, sier hun.
– En tilbakemelding har alltid samme hensikt, enten den er positiv eller negativ. Den skal gjøre deg god!
Og for å få til dette er det også viktig å være vennlig, i følge Rita. Det kan være mange årsaker til at ansatte ikke gjør det de skal. Derfor er det viktig å åpne opp for en forklaring.
– Selv negative tilbakemeldinger må formidles på en vennlig måte. Tydelig trenger ikke bety streng. Da blir det også lettere å være mottaker.
Ros kan føles kunstig
Tydelighet er like viktig når du gir en positiv tilbakemelding, hvis ikke blir det vanskelig for mottaker å tro på.
– Begrunnet ros er lettere å ta til seg. Konkrete og nøyaktige ting. Sett ord på hva som er bra, ikke bare si «bra jobba».
For eksempel kan du si til en kollega: «Jeg liker så godt innspillene du kommer med på mandagsmøtene, fordi du er så god til å inkludere oss andre og få oss til å føle oss som et lag!» Da oppleves det mye mer ekte, utdyper Rita.
Rita oppfordrer til å sette et skille mellom positive og konstruktive tilbakemeldinger. Hun anbefaler å ikke gi dem samtidig, for å gjøre det lettere for mottaker å ta til seg det som blir sagt.
Har du noen tips til dem som sliter med å ta til seg ros?
– Du må bare prøve å stole på det og si takk. Det er en treningssak. Vi kan være ganske slemme mot oss selv, men å øve på å stole på ros er viktig for vår personlige utvikling.
– Når du får en konstruktiv tilbakemelding er det viktig å lytte. Du må være innstilt på å legge ned boksehanskene, og vurdere; er det sant det som blir fortalt? Kan jeg ta det til meg og bruke det for å komme videre i min personlige vekst?, råder foredragsholderen.
Hvor lang er en god tilbakemelding?
– Kort! Det bør ta cirka 12 sekunder å gi en tilbakemelding. Det trenger ikke være en lang samtale. Tilbakemeldinger er noe man skal ha tid til i arbeidshverdagen, forklarer hun.
– Vi har alt å vinne på å bli gode på tilbakemeldinger. Det forebygger et dårlig arbeidsmiljø, baktaling, usikkerhet og misnøye.
Samtidig styrker gode tilbakemeldinger motivasjon, inspirasjon, arbeidsglede og utviklingslyst. Gode tilbakemeldinger er derfor gull verdt for alle arbeidsplasser, avslutter Rita.
Du kan lese mer om Rita Enstad-Karlsen og booke et foredrag eller kurs med henne her.
