Hvordan forbereder du deg selv og organisasjonen på en krise? Og hva gjør du for å begrense skaden når det smeller? Bjørn Richard Johansen og Marianne Melfald er begge eksperter på krisehåndtering, og holder foredrag om det. Her deler de sine erfaringer.
– En krise er alt som truer virksomhetens viktige funksjoner, omdømme, verdier, mennesker og materiell. Situasjonen avviker fra det normale, med kaos, uklare rammer og uvisst utfall, sier Marianne Melfald.
En krise utfordrer normal ressursdisponering, krever raske avklaringer og gir et forsterket forventningspress. Vanlige planverk og prosedyrer kommer derfor ofte til kort, sier hun.
Bjørn Richard Johansen har lært seg å elske kriser. De siste 25 årene har Skiens-mannen bistått rederier, dagligvarekjeder, politikere og ledere i en lang rekke næringer – og ble kalt inn som Islands statsminister kriseekspert da finanskrisen traff Sagaøya i 2008. Han har et klart råd til ledere som opplever en krise.
– Det første du må gjøre er å definere saken som en krise eller en unormal tilstand, og sette av mye ressurser til å håndtere den. Deretter må du samle en kjernegruppe, eller sette stab som jeg kaller det. Krisen må håndteres av mennesker med ulike roller, men som kan jobbe godt sammen. Koordineringen i seg selv er ofte nøkkelen til suksess i krisehåndteringen.
En krise er også en mulighet, er min erfaring, sier Johansen.
Island er hans andre hjemland. Flere enn én gang har han bistått landet med kriserådgivning.
– Da vulkanutbruddet startet i Eyjafjallajökull våren 2010, fryktet man for landets økonomi, bare to år etter finanskrisen. Ikke mange så mulighetene i vulkanutbruddet, men de var der. Kjerneteamet skapte grunnlaget for en utrolig idé: Den globale markedsføringskampanjen Inspired by Iceland som har vært helt sentral for å øke antallet turister fra 550.000 i 2010 til over 2 millioner i år. Så «never wast a good crisis», smiler Bjørn Richard Johansen.
I AKSJON: Bjørn Richard Johansen er ekspert på krisehåndtering, og trives når det stormer. Her i aksjon under finanskrisen på Island i 2008. Bilde: Halldór Kolbeins
Håndteringen avgjørende
Marianne Melfald påpeker at det ikke bare er krisens natur og omfang som avgjør hvor alvorlig den er.
– Virksomheten blir i stor grad vurdert på hvordan den håndterer krisen. Om den erkjenner at det faktisk er en krise, at den bryr seg om dem som er rammet og at ledelsen håndterer den proaktivt. Du kan ikke forhindre alle kriser, men det er forventet at seriøse virksomheter er forberedt, og bidrar til å redusere konsekvensene, sier Melfald.
Hva er det verste som kan skje?
– En vanlig feil er at ledelsen ikke tør å tenke: Hva er det verste som kan skje nå? tidlig nok. De blir reaktive i sin håndtering og venter for lenge med å gjøre de riktige tingene. I tillegg blir de raskt operative og hopper over den strategiske planen som gir en stødigere retning for håndteringen, sier Melfald.
Johansen advarer mot å ta for lett på krisen i første fase. Det er en risikofylt strategi.
– Det er bedre å ta for store grep i starten og heller nedskalere når du har fått oversikten. Videre er det viktig helt i startfasen å etablere en god møte- og beslutningsstruktur med hyppige møter og gode avsjekker. Gjennom det får man «fart på krisehåndteringen», sier Bjørn Richard Johansen.
Du har jobbet med mange kriser. Hva er det viktigste du har lært?
– Jeg har blant annet lært at basale behov som søvn, mat og drikke og god hygiene får plass i en hektisk krisehåndteringsdag. Videre det å skape en god lagånd i teamet som håndterer krisen. I en krise jeg jobbet med i anleggsbransjen luktet det stram svette i «Moelven-gangene», folk var trøtte, utsultede, slitne og skitne. Da ble et grep å sørge for god varm lunsj, kjøpe inn nye klær, få i gang dusj-rutiner og vaktplaner for å sikre at folk fikk nok søvn.
– I noen tilfeller må jeg også anbefale sjefen å gå hjem og sove. Ingen er tjent med en dødstrett sjef som er uoppmerksom, grinete og tar dårlige beslutninger, sier kriserådgiveren.
Husk å øve!
Melfald påpeker viktigheten av å ikke bare håndtere krisen godt, men å øve på hva som skal gjøres hvis krisen inntreffer.
– Øving handler om å lære seg sin rolle og funksjon, og at de enkelte nivåene i organisasjonen får erfaring i å samarbeide under tidspress, samt identifisere hvem andre de faktisk må samhandle med for å lykkes i krisehåndteringen, sier Melfald.
I sine foredrag forteller hun blant annet om hva slike øvelser bør inneholde og hvordan virksomheten kan etablere gode systemer og rutiner.
ØV PÅ KRISER: Marianne Melfald anbefaler å jevnlig ha gode øvelser på hva dere skal gjøre hvis krisen inntreffer.
Johansens foredrag inneholder både historier og eksempler på strategisk tenkning.
– Jeg krydrer med eksempler og anekdoter fra kriser jeg har vært med på å håndtere. Alt fra situasjoner hvor Økokrim slår til og skip går på grunn til salmonellasmitte og maktkamper mellom eiergrupperinger. Og så har jeg selvsagt noen gode historier fra Island, avslutter Bjørn Richard Johansen.
Her er Bjørn Richard Johansen og Marianne Melfalds råd oppsummert:
1. Definér kritiske hendelser som en krise. Det skjerper organisasjonen.
2. Pek ut et kjerneteam som tar ansvaret for håndteringen.
3. Øv på kriser: Hvem gjør hva? Hvem må vi samhandle godt med?
4. Sørg for at de som står i krisen får nok mat, hvile og søvn. Send hjem slitne sjefer.
5. Se også på krisen som en mulighet – hva kan snus til noe positivt?
Les mer om og bestill et foredrag med Bjørn Richard Johansen eller Marianne Melfald på Talerlisten.
