Skal du planlegge et arrangement til høsten og er litt ute av trening? Vi hjelper deg. Her er ni punkter du bør tenke på når du planlegger seminar, konferanse eller ledersamling.
1. Sett mål for arrangementet
Start med å sette mål for hva du ønsker å oppnå med arrangementet. Planlegg ut fra disse målene. De bør være konkrete og målbare. Finn foredragsholdere, velg sted og lag program som hjelper deg å nå målene du har satt.
Deltakerne på et fysisk arrangement vil ha høyere forventninger til programmet enn på et digitalt event. Legg derfor mer ressurser i programmet, så det blir en minnerik opplevelse.
2. Bestem om arrangementet skal være fysisk eller digitalt
Basert på målene dine, og hva som er mulig med tanke på smittevern: Bestem om arrangementet skal være fysisk eller digitalt.
Er målet er å bygge lagfølelse, være kreative og bli inspirert, er det best å møtes ansikt til ansikt. Da må du booke et sted i god tid.
Hvis arrangementet er digitalt, må du bestemme lengde og plattform. Digitale arrangementer bør være kortere enn fysiske. 3-4 timer er maks lengde for å sikre at alle er med.
3. Avklar hvem dere skal invitere
Hvem og hvor mange skal inviteres? Lag en liste og start forberedelsene med å sende ut invitasjoner tidlig.
En etablert e-postliste er gull å ha. Bruker du den, bør du sende ut 2–3 påminnelser. Organisk posting i sosiale medier er erfaringsvis ikke nok alene for å fylle betalte seminarer.
4. Begynn å planlegge programmet
Når mange mennesker skal bruke mye tid sammen, må det faglige og sosiale opplegget være tipp-topp. Start tidlig med å sette opp et program med en rød tråd fra start til slutt.
Forsøk å starte arrangementet med noe morsomt eller annerledes. En inspirerende foredragsholder kan løse den oppgaven. Forsøk å få til en avslutning som deltakerne husker, som gjør at de reiser med et smil om munnen.
Her kan du lese om syv svenske foredragsholdere som gjerne gjør oppdrag i Norge.
5. Velg foredragsholdere som engasjerer
En dag på seminar bør være en opplevelse. Dessverre velger mange å ha lange og kjedelige presentasjoner, i stedet for engasjerende innhold. Kan deltakerne lese seg til innholdet? Da bør du ikke ta det opp på scenen. Skap opplevelser, ikke «bok på skjerm»!
Se vår liste over 10 morsomme foredragsholdere her.
En ekstern foredragsholder kan ofte gi det løftet dere trenger på seminaret eller konferansen.
Mange velger å ha med 2–3 eksterne profiler; én til å åpne, én til å avslutte og én til å holde et faglig hovedinnlegg. Målet avgjør hva du bør lete etter.
6. Bruk en proff konferansier
En dyktig konferansier skaper variasjon og gir deltakerne nye perspektiver. Hvis dere leier inn en proff møteleder sparer arbeid og får et proffere arrangement.
Tenk gjennom hva konferansieren eller møtelederen skal kunne. Ha en spesiell faglig kompetanse? Være morsom? En god intervjuer? Lag en brif til oss i Talerlisten, så skal vi finne rett person!
7. Hent inn tilbud, sett opp et budsjett
Lag et realistisk budsjett ut fra ulike scenarier når det gjelder antall deltakere. Prisene på hotell- og konferanserom vil variere. Hotell vil ligge på 1500–2500 kroner per person per natt med frokost, mens dagpakker med lunsj, kaffe, pausemat og møterom koster rundt 600–800 kroner per person.
8. Husk på de små tingene
Et godt arrangement huskes også for de små opplevelsene. Planlegg noen overraskelser som skaper god stemning.
Det kan for eksempel være å leie inn en som spiller skjult teater og lurer deltakerne. Det blir garantert en «snakkis». Flere av de beste her er – ja, litt skjult – men ta kontakt med sarah@talerlisten.no så finner vi en til deg…
9. Evaluer arrangementet etterpå
Undersøk om deltakerne sitter igjen med det som var ønskelig ut ifra målene du satte. Mål publikums tilfredshet med både de interne og de eksterne bidragsyterne. Ta erfaringene med i planleggingen av neste arrangement.
Talerlisten er eksperter på å finne flinke foredragsholdere, kursholdere og konferansierer. Vi håndterer hundrevis av forespørsler i året og representerer rundt 700 foredragsholdere, kursholdere og konferansierer. Vi kan derfor gi deg ærlige råd om hvem du bør velge, og hjelpe deg med avtale og alt det praktiske.
